Υπεύθυνος ΤΝ: υποχρέωση ή προαιρετικός;

Χρειαζόμαστε υπεύθυνο ΤΝ;

Όχι, ο EU AI Act δεν περιέχει υποχρέωση ορισμού υπεύθυνου ΤΝ. Σε αντίθεση με το GDPR και τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (άρθρο 37 GDPR), ο κανονισμός για την ΤΝ δεν προβλέπει τέτοιον ρόλο. Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή διευκρινίζει στις ερωτήσεις και απαντήσεις για την επάρκεια ΤΝ ότι για το άρθρο 4 δεν επιβάλλεται συγκεκριμένη οργανωτική δομή, ούτε υπεύθυνος ΤΝ ούτε συλλογικό όργανο ΤΝ.

Υποχρεωτικό είναι κάτι άλλο: οι πάροχοι και οι φορείς ανάπτυξης λαμβάνουν μέτρα για τη στήριξη της ανάπτυξης της επάρκειας ΤΝ του προσωπικού τους και άλλων προσώπων που ενεργούν για λογαριασμό τους (άρθρο 4 παρ. 1). Ποιος σχεδιάζει και παρακολουθεί αυτά τα μέτρα, το ορίζει η ίδια η επιχείρηση.

Πότε είναι ωστόσο σκόπιμη μια σταθερή αρμοδιότητα;

Αξίζει να οριστεί ένα πρόσωπο μόλις χρησιμοποιούνται περισσότερα εργαλεία ΤΝ ή οι ομάδες δοκιμάζουν μόνες τους νέες υπηρεσίες. Τότε χρειάζεται κάποιος που διατηρεί την επισκόπηση και απαντά σε ερωτήσεις, για παράδειγμα στις εξής περιπτώσεις:

• Η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πολλές υπηρεσίες ΤΝ, όπως ChatGPT, Microsoft Copilot και λειτουργίες ΤΝ στο CRM.
• Χρησιμοποιείτε ΤΝ σε τομέα του Παραρτήματος III, για παράδειγμα στην επιλογή προσωπικού. Από τις 2 Δεκεμβρίου 2027 η ανθρώπινη εποπτεία εκεί πρέπει να ανατίθεται σε πρόσωπα με την αναγκαία ικανότητα, κατάρτιση και εξουσία (άρθρο 26 παρ. 2).
• Πελάτες ή ελεγκτές, για παράδειγμα σε ελέγχους ISO 27001, ρωτούν ποιο πρόσωπο ή τμήμα είναι υπεύθυνο για την ΤΝ.

Ποιες αρμοδιότητες ταιριάζουν στον ρόλο;

Τυπικά πρόκειται για τέσσερις αρμοδιότητες, που μπορούν να μοιραστούν και σε περισσότερα πρόσωπα:

• Τήρηση επισκόπησης των συστημάτων ΤΝ που χρησιμοποιούνται και των παρόχων τους.
• Θέσπιση και επικαιροποίηση πολιτικής ΤΝ, για παράδειγμα με το δικό μας πρότυπο πολιτικής ΤΝ.
• Σχεδιασμός των μέτρων για την επάρκεια ΤΝ και καταγραφή του ποιος συμμετείχε πότε σε ποιο μέτρο.
• Έλεγχος νέων έργων ΤΝ: εμπίπτουν στους κανόνες υψηλού κινδύνου ή στις υποχρεώσεις διαφάνειας κατά το άρθρο 50;

Ένα απλό μέτρο για όλους τους εργαζομένους είναι μια τεκμηριωμένη εκπαίδευση EU AI Act με ονομαστικό πιστοποιητικό για κάθε άτομο και έκθεση ελέγχου για την εταιρεία.

Μπορεί να το αναλάβει ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων;

Ναι, είναι δυνατό, αλλά δεν είναι υποχρεωτικό. Η Επιτροπή απαντά από κοινού στα ερωτήματα για υπεύθυνο ΤΝ, για διπλό ρόλο με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων και για συλλογικό όργανο ΤΝ: για το άρθρο 4 δεν επιβάλλεται συγκεκριμένη δομή. Εάν τον ρόλο αναλάβει ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων, δεν επιτρέπεται να προκύψει σύγκρουση συμφερόντων με τα καθήκοντά του βάσει του GDPR (άρθρο 38 παρ. 6 GDPR). Όποιος αποφασίζει ο ίδιος για τη χρήση ΤΝ δεν πρέπει να ελέγχει ταυτόχρονα την προστασία των δεδομένων σε αυτήν.

Συχνές ερωτήσεις για τον υπεύθυνο ΤΝ

Υπάρχει πρόστιμο αν δεν έχουμε υπεύθυνο ΤΝ;

Όχι. Ο EU AI Act δεν απαιτεί υπεύθυνο ΤΝ, άρα δεν προβλέπεται και πρόστιμο για την απουσία του. Τις κυρώσεις για παραβάσεις του άρθρου 4 ορίζουν τα κράτη μέλη (άρθρο 99 παρ. 1)· το άρθρο 4 απαιτεί μέτρα για την επάρκεια ΤΝ, όχι συγκεκριμένο ρόλο. Περισσότερα στη σελίδα Πρόστιμα.

Χρειάζεται ο υπεύθυνος ΤΝ συγκεκριμένη κατάρτιση;

Όχι, δεν προβλέπεται υποχρεωτική εκπαίδευση ή εξέταση. Χρήσιμες είναι γνώσεις για τα συστήματα ΤΝ που χρησιμοποιούνται, τον EU AI Act και την προστασία δεδομένων. Ούτε για τους εργαζομένους απαιτεί η Επιτροπή πιστοποιητικό· αρκεί μια εσωτερική καταγραφή των εκπαιδεύσεων και των άλλων μέτρων.

Ισχύει και για μικρές επιχειρήσεις;

Ναι. Το άρθρο 4 ισχύει ανεξαρτήτως μεγέθους επιχείρησης για όλους τους παρόχους και φορείς ανάπτυξης. Στις μικρές επιχειρήσεις τον συντονισμό αναλαμβάνει συχνά η ίδια η διοίκηση, ξεχωριστή θέση δεν χρειάζεται. Τι ακριβώς απαιτεί το άρθρο 4 εξηγεί η σελίδα Υποχρέωση επάρκειας ΤΝ κατά το άρθρο 4.

Εκπαιδεύστε την ομάδα σας τώρα Πρότυπο πολιτικής ΤΝ

Σημείωση: αυτό το άρθρο είναι ενημερωτικό και δεν αποτελεί νομική συμβουλή.