Πολιτική ΤΝ για επιχειρήσεις: δωρεάν πρότυπο
Μια πολιτική ΤΝ ορίζει ποια εργαλεία ΤΝ μπορούν να χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι και για ποιον σκοπό. Το παρακάτω πρότυπο μπορείτε να το αντιγράψετε ή να το κατεβάσετε ως αρχείο Word χωρίς εγγραφή.
Χρειάζονται οι επιχειρήσεις πολιτική ΤΝ;
Δεν είναι υποχρεωτική, βοηθά όμως σε τρεις υποχρεώσεις που ισχύουν πράγματι: τα μέτρα για την επάρκεια ΤΝ κατά το άρθρο 4, τη γνωστοποίηση deepfakes και ορισμένων κειμένων ΤΝ κατά το άρθρο 50 παρ. 4 και την προστασία δεδομένων βάσει GDPR, μόλις δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα καταλήξουν σε εργαλεία ΤΝ. Ποια μέτρα απαιτεί το άρθρο 4 εξηγεί η σελίδα Υποχρέωση επάρκειας ΤΝ κατά το άρθρο 4.
Τι περιλαμβάνει μια πολιτική ΤΝ;
Το πρότυπο έχει δέκα ενότητες και ένα συνημμένο με τον κατάλογο των εγκεκριμένων εργαλείων. Το κείμενο είναι το ίδιο με αυτό του αρχείου Word:
Πολιτική ΤΝ της [επιχείρησης]
1. Σκοπός και πεδίο εφαρμογής
Η παρούσα πολιτική ρυθμίζει τη χρήση συστημάτων ΤΝ στην [επιχείρηση]. Ισχύει για όλους τους εργαζομένους, καθώς και για ελεύθερους επαγγελματίες και παρόχους υπηρεσιών που χρησιμοποιούν συστήματα ΤΝ για λογαριασμό μας. Στόχος είναι μια ασφαλής, σύννομη και κατανοητή χρήση της ΤΝ.
2. Εγκεκριμένα εργαλεία ΤΝ
Για επαγγελματική χρήση επιτρέπονται μόνο τα εργαλεία ΤΝ του Συνημμένου 1. Νέα εργαλεία ζητούν οι εργαζόμενοι από [αρμόδιο πρόσωπο]. Ιδιωτικοί λογαριασμοί ΤΝ δεν χρησιμοποιούνται για επαγγελματικές εργασίες.
3. Απαγορευμένες χρήσεις
Δεν επιτρέπονται εφαρμογές ΤΝ που απαγορεύονται βάσει του άρθρου 5 του EU AI Act, για παράδειγμα η εξαγωγή συμπερασμάτων για συναισθήματα στον χώρο εργασίας ή οι χειριστικές τεχνικές, καθώς και κάθε χρήση που παραβιάζει νόμους ή την παρούσα πολιτική.
4. Εμπιστευτικά δεδομένα και δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα
Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, επιχειρηματικά απόρρητα και εμπιστευτικά δεδομένα πελατών εισάγονται μόνο σε εργαλεία ΤΝ που έχουν εγκριθεί για τον σκοπό αυτόν στο Συνημμένο 1. Για τα εργαλεία αυτά υπάρχουν οι απαραίτητες συμβάσεις, όπως σύμβαση εκτέλεσης της επεξεργασίας κατά το άρθρο 28 GDPR. Σε περίπτωση αμφιβολίας οι εργαζόμενοι ρωτούν [υπεύθυνο προστασίας δεδομένων].
5. Πνευματική ιδιοκτησία και δικαιώματα τρίτων
Τα αποτελέσματα εργαλείων ΤΝ μπορεί να παραβιάζουν δικαιώματα τρίτων. Κείμενα, εικόνες και κώδικας από εργαλεία ΤΝ ελέγχονται πριν από τη δημοσίευση ή τη διαβίβαση. Περιεχόμενο τρίτων εισάγεται μόνο εφόσον επιτρέπεται να το χρησιμοποιούμε για τον σκοπό αυτόν.
6. Έλεγχος από ανθρώπους
Τα αποτελέσματα ΤΝ μπορεί να είναι λανθασμένα, ξεπερασμένα ή μεροληπτικά. Όποιος χρησιμοποιεί ένα αποτέλεσμα ΤΝ το ελέγχει πρώτα και παραμένει υπεύθυνος για το αποτέλεσμα. Αποφάσεις για πρόσωπα δεν λαμβάνει μόνο ένα σύστημα ΤΝ.
7. Επισήμανση
Εικόνες, ήχο και βίντεο που δημιουργήθηκαν ή τροποποιήθηκαν με ΤΝ και μοιάζουν με υπαρκτά πρόσωπα, τόπους ή γεγονότα (deepfakes) τα γνωστοποιούμε ως τεχνητά (άρθρο 50 παρ. 4 EU AI Act). Το ίδιο ισχύει για κείμενα που δημιουργήθηκαν με ΤΝ και τα δημοσιεύουμε για την ενημέρωση του κοινού για θέματα δημόσιου ενδιαφέροντος, εφόσον δεν τα έχει ελέγξει και αναλάβει συντακτική ευθύνη άνθρωπος. Τα chatbots που μιλούν με πελάτες δηλώνουν ότι είναι ΤΝ.
8. Χρήση σε τομείς υψηλού κινδύνου
Πριν από τη χρήση ΤΝ σε τομείς του Παραρτήματος III του EU AI Act, για παράδειγμα στην επιλογή προσωπικού, στην αξιολόγηση της απόδοσης εργαζομένων ή στον έλεγχο πιστοληπτικής ικανότητας, εμπλέκεται [αρμόδιο πρόσωπο]. Για τέτοια συστήματα ισχύουν από τις 2 Δεκεμβρίου 2027 ειδικές υποχρεώσεις για φορείς ανάπτυξης (άρθρο 26 EU AI Act).
9. Επάρκεια ΤΝ
Όλα τα πρόσωπα που χρησιμοποιούν συστήματα ΤΝ για λογαριασμό μας συμμετέχουν σε μέτρα για την επάρκεια ΤΝ πριν χρησιμοποιήσουν τα εργαλεία και τα ανανεώνουν όταν υπάρχουν νέα εργαλεία ή ρόλοι (άρθρο 4 EU AI Act). Το [αρμόδιο πρόσωπο] καταγράφει ποιος συμμετείχε πότε σε ποιο μέτρο.
10. Αρμοδιότητες, αναφορές και επανεξέταση
Υπεύθυνο επικοινωνίας για την παρούσα πολιτική είναι το [αρμόδιο πρόσωπο]. Σφάλματα, παραβιάσεις δεδομένων ή ύποπτα αποτελέσματα ΤΝ αναφέρουν οι εργαζόμενοι αμέσως στη διαδρομή [διαδρομή αναφοράς]. Επανεξετάζουμε την πολιτική τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και σε περίπτωση ουσιωδών αλλαγών. Ενημερώθηκε: [ημερομηνία].
Συνημμένο 1: Εγκεκριμένα εργαλεία ΤΝ: Εργαλείο · Σκοπός · Επιτρεπόμενα δεδομένα · Σύμβαση (π.χ. σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας) · Υπεύθυνος
Πώς χρησιμοποιείτε το πρότυπο;
- Καταγράψτε ποια εργαλεία ΤΝ χρησιμοποιούνται ήδη στην εταιρεία και εισαγάγετε τα εγκεκριμένα στο Συνημμένο 1.
- Προσαρμόστε τις ενότητες, ιδίως αρμοδιότητες, διαδρομή αναφοράς και επιτρεπόμενα δεδομένα.
- Συνεννοηθείτε για την πολιτική με την προστασία δεδομένων και, αν υπάρχει, την εκπροσώπηση των εργαζομένων.
- Ενημερώστε όλους τους εμπλεκομένους και συνδέστε την πολιτική με μια εκπαίδευση EU AI Act, ώστε να γίνονται κατανοητοί και οι κανόνες.
Όποιος φροντίζει την πολιτική στην εταιρεία δεν χρειάζεται να είναι ειδικά ορισμένος υπεύθυνος ΤΝ. Περισσότερα στη σελίδα Υπεύθυνος ΤΝ: υποχρέωση ή προαιρετικός;
Συχνές ερωτήσεις για την πολιτική ΤΝ
Είναι υποχρεωτική μια πολιτική ΤΝ;
Όχι, ο EU AI Act δεν επιβάλλει πολιτική ΤΝ. Είναι ένα από τα πιθανά μέτρα για τη στήριξη της επάρκειας ΤΝ κατά το άρθρο 4 και κάνει τους κανόνες για την προστασία δεδομένων και την επισήμανση κατανοητούς σε όλους.
Μπορώ να χρησιμοποιήσω ελεύθερα το πρότυπο;
Ναι. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, να προσαρμόσετε και να διανείμετε το πρότυπο στην εταιρεία σας δωρεάν και χωρίς εγγραφή. Δεν υποκαθιστά τη νομική συμβουλή· ελέγξτε το περιεχόμενο για τη συγκεκριμένη χρήση σας.
Ποιος πρέπει να εγκρίνει την πολιτική ΤΝ;
Εξαρτάται από την εταιρεία. Όπου υπάρχει εκπροσώπηση των εργαζομένων, αυτή έχει κατά το εθνικό δίκαιο συχνά δικαιώματα ενημέρωσης ή συναπόφασης για τεχνικές διατάξεις που μπορούν να παρακολουθούν τη συμπεριφορά ή την απόδοση· εμπλέξτε την νωρίς. Σε ισχύ θέτει την πολιτική η διοίκηση.
Λήψη προτύπου (Word) Λήψη προτύπου (PDF) Εκπαιδεύστε την ομάδα σας τώρα
Σημείωση: αυτό το πρότυπο είναι ενημερωτικό και δεν υποκαθιστά νομική συμβουλή.