KI-Richtlinie für Unternehmen: Muster und kostenlose Vorlage
Eine KI-Richtlinie legt fest, welche KI-Werkzeuge Beschäftigte wofür nutzen dürfen. Die Vorlage unten können Sie ohne Anmeldung kopieren oder als Word-Datei und PDF herunterladen.
Brauchen Unternehmen eine KI-Richtlinie?
Vorgeschrieben ist eine KI-Richtlinie nicht, sie hilft aber bei drei Pflichten, die tatsächlich gelten: Maßnahmen zur KI-Kompetenz nach Art. 4, die Offenlegung von Deepfakes und bestimmten KI-Texten nach Art. 50 Abs. 4 und der Datenschutz nach der DSGVO, sobald personenbezogene Daten in KI-Werkzeuge gelangen. Welche Maßnahmen Art. 4 verlangt, erklärt die Seite KI-Kompetenzpflicht nach Art. 4.
Was gehört in eine KI-Richtlinie?
Ein Muster für eine KI-Richtlinie deckt diese Bausteine ab: Zweck und Geltungsbereich, zugelassene KI-Werkzeuge, verbotene Nutzungen, vertrauliche und personenbezogene Daten, Urheberrecht, Prüfung durch Menschen, Kennzeichnung, Einsatz in Hochrisiko-Bereichen, KI-Kompetenz sowie Zuständigkeiten und Meldewege. Dazu kommt als Anlage die Liste der zugelassenen Werkzeuge.
Die Vorlage hat zehn Abschnitte und eine Anlage mit der Liste der zugelassenen Werkzeuge. Der Text ist derselbe wie in der Word-Datei und im PDF:
KI-Richtlinie von [Unternehmen]
1. Zweck und Geltungsbereich
Diese Richtlinie regelt den Einsatz von KI-Systemen bei [Unternehmen]. Sie gilt für alle Beschäftigten sowie für Freelancer und Dienstleister, die in unserem Auftrag KI-Systeme nutzen. Ziel ist ein sicherer, rechtskonformer und nachvollziehbarer Einsatz von KI.
2. Zugelassene KI-Werkzeuge
Beruflich genutzt werden nur die KI-Werkzeuge aus Anlage 1. Neue Werkzeuge beantragen Beschäftigte bei [zuständige Person]. Private KI-Konten werden für berufliche Aufgaben nicht genutzt.
3. Verbotene Nutzungen
Nicht erlaubt sind KI-Anwendungen, die nach Art. 5 EU AI Act verboten sind, zum Beispiel das Ableiten von Emotionen am Arbeitsplatz oder manipulative Techniken, sowie jede Nutzung, die gegen Gesetze oder diese Richtlinie verstößt.
4. Vertrauliche und personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und vertrauliche Kundendaten werden nur in KI-Werkzeuge eingegeben, die in Anlage 1 dafür freigegeben sind. Für diese Werkzeuge bestehen die nötigen Verträge, etwa ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Im Zweifel fragen Beschäftigte [Datenschutzbeauftragte Person].
5. Urheberrecht und Rechte Dritter
Ergebnisse von KI-Werkzeugen können Rechte Dritter verletzen. Texte, Bilder und Code aus KI-Werkzeugen werden vor einer Veröffentlichung oder Weitergabe darauf geprüft. Inhalte Dritter werden nur eingegeben, wenn wir sie dafür nutzen dürfen.
6. Prüfung durch Menschen
KI-Ergebnisse können falsch, veraltet oder verzerrt sein. Wer ein KI-Ergebnis verwendet, prüft es vorher und bleibt für das Ergebnis verantwortlich. Entscheidungen über Personen trifft nicht allein ein KI-System.
7. Kennzeichnung
KI-erzeugte oder manipulierte Bilder, Audio- und Videoinhalte, die echten Personen, Orten oder Ereignissen ähneln (Deepfakes), legen wir als künstlich erzeugt offen (Art. 50 Abs. 4 EU AI Act). Das gilt auch für KI-erzeugte Texte, die wir zur Information der Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse veröffentlichen, wenn sie kein Mensch redaktionell geprüft und verantwortet hat. Chatbots, die mit Kunden sprechen, geben sich als KI zu erkennen.
8. Einsatz in Hochrisiko-Bereichen
Vor dem Einsatz von KI in Bereichen nach Anhang III EU AI Act, etwa bei der Personalauswahl, der Bewertung der Leistung von Beschäftigten oder der Prüfung der Kreditwürdigkeit, wird [zuständige Person] eingebunden. Für solche Systeme gelten ab dem 2. Dezember 2027 besondere Pflichten für Betreiber (Art. 26 EU AI Act).
9. KI-Kompetenz
Alle Personen, die in unserem Auftrag KI-Systeme nutzen, nehmen an Maßnahmen zur KI-Kompetenz teil, bevor sie die Werkzeuge einsetzen, und frischen sie bei neuen Werkzeugen oder Rollen auf (Art. 4 EU AI Act). [Zuständige Person] hält fest, wer wann an welcher Maßnahme teilgenommen hat.
10. Zuständigkeiten, Meldungen und Überprüfung
Ansprechperson für diese Richtlinie ist [zuständige Person]. Fehler, Datenpannen oder auffällige KI-Ergebnisse melden Beschäftigte unverzüglich an [Meldeweg]. Wir überprüfen die Richtlinie mindestens einmal jährlich und bei wesentlichen Änderungen. Stand: [Datum].
Anlage 1: Zugelassene KI-Werkzeuge: Werkzeug · Zweck · Erlaubte Daten · Vertrag (z. B. AVV) · Verantwortlich
KI-Richtlinie erstellen: so gehen Sie vor
- Erfassen Sie, welche KI-Werkzeuge im Unternehmen schon genutzt werden, und tragen Sie die zugelassenen in Anlage 1 ein.
- Passen Sie die Abschnitte an, besonders Zuständigkeiten, Meldeweg und freigegebene Daten.
- Stimmen Sie die Richtlinie mit Datenschutz und, falls vorhanden, Betriebsrat ab.
- Informieren Sie alle Beteiligten und verbinden Sie die Richtlinie mit einer EU-AI-Act-Schulung, damit die Regeln auch verstanden werden.
Wer die Richtlinie im Unternehmen betreut, muss kein eigens benannter KI-Beauftragter sein. Mehr dazu auf der Seite KI-Beauftragter: Pflicht oder freiwillig?
Häufige Fragen zur KI-Richtlinie
Ist eine KI-Richtlinie Pflicht?
Nein, der EU AI Act schreibt keine KI-Richtlinie vor. Sie ist eine von mehreren möglichen Maßnahmen, um die KI-Kompetenz nach Art. 4 zu fördern, und macht Regeln zu Datenschutz und Kennzeichnung für alle nachvollziehbar.
Darf ich die Vorlage frei verwenden?
Ja. Sie dürfen die Vorlage kostenlos und ohne Anmeldung nutzen, anpassen und in Ihrem Unternehmen verteilen. Sie ersetzt keine Rechtsberatung; prüfen Sie die Inhalte für Ihren konkreten Einsatz.
Wer muss der KI-Richtlinie zustimmen?
Das hängt vom Unternehmen ab. Gibt es einen Betriebsrat, ist er in der Regel zu beteiligen, weil KI-Werkzeuge oft Daten über Verhalten oder Leistung erfassen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). In Kraft setzt die Richtlinie die Geschäftsführung.
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Hinweis: Diese Vorlage dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.