AI-policy för företag: kostnadsfri mall
En AI-policy fastställer vilka AI-verktyg anställda får använda och till vad. Mallen nedan kan ni kopiera utan registrering eller ladda ned som Word-fil.
Behöver företag en AI-policy?
En AI-policy är inte obligatorisk, men den hjälper vid tre skyldigheter som faktiskt gäller: åtgärder för AI-kompetens enligt art. 4, upplysning om deepfakes och vissa AI-texter enligt art. 50.4 och dataskydd enligt GDPR så snart personuppgifter hamnar i AI-verktyg. Vilka åtgärder art. 4 kräver förklarar sidan Art. 4, AI-kompetens.
Vad ingår i en AI-policy?
Mallen har tio avsnitt och en bilaga med listan över godkända verktyg. Texten är densamma som i Word-filen:
AI-policy för [företag]
1. Syfte och tillämpningsområde
Denna policy reglerar användningen av AI-system hos [företag]. Den gäller alla anställda samt frilansare och tjänsteleverantörer som använder AI-system på vårt uppdrag. Målet är en säker, lagenlig och spårbar användning av AI.
2. Godkända AI-verktyg
I arbetet används endast de AI-verktyg som finns i bilaga 1. Nya verktyg ansöker anställda om hos [ansvarig person]. Privata AI-konton används inte för arbetsuppgifter.
3. Förbjuden användning
Inte tillåtna är AI-tillämpningar som är förbjudna enligt art. 5 EU AI Act, till exempel att härleda känslor på arbetsplatsen eller manipulativa tekniker, samt all användning som strider mot lag eller denna policy.
4. Konfidentiella uppgifter och personuppgifter
Personuppgifter, affärshemligheter och konfidentiella kunduppgifter matas bara in i AI-verktyg som är godkända för det i bilaga 1. För dessa verktyg finns nödvändiga avtal, till exempel ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt art. 28 GDPR. Vid osäkerhet frågar anställda [dataskyddsombud].
5. Upphovsrätt och tredje parts rättigheter
Resultat från AI-verktyg kan göra intrång i tredje parts rättigheter. Texter, bilder och kod från AI-verktyg kontrolleras med avseende på detta innan de publiceras eller lämnas vidare. Innehåll från tredje part matas bara in om vi får använda det för detta.
6. Mänsklig granskning
AI-resultat kan vara felaktiga, föråldrade eller snedvridna. Den som använder ett AI-resultat granskar det först och förblir ansvarig för resultatet. Beslut om personer fattas inte enbart av ett AI-system.
7. Märkning
AI-genererade eller manipulerade bild-, ljud- och videoinnehåll som liknar verkliga personer, platser eller händelser (deepfakes) upplyser vi om som artificiellt framställda (art. 50.4 EU AI Act). Detsamma gäller AI-genererade texter som vi publicerar för att informera allmänheten i frågor av allmänintresse, om ingen människa har granskat dem redaktionellt och tagit ansvar för dem. Chattbottar som talar med kunder gör sig kända som AI.
8. Användning inom högriskområden
Innan AI används inom områden enligt bilaga III EU AI Act, till exempel vid rekrytering, bedömning av anställdas prestation eller kreditprövning, kopplas [ansvarig person] in. För sådana system gäller från den 2 december 2027 särskilda skyldigheter för tillhandahållare (art. 26 EU AI Act).
9. AI-kompetens
Alla personer som använder AI-system på vårt uppdrag deltar i åtgärder för AI-kompetens innan de börjar använda verktygen och repeterar dem vid nya verktyg eller roller (art. 4 EU AI Act). [Ansvarig person] dokumenterar vem som har deltagit i vilken åtgärd och när.
10. Ansvar, rapportering och översyn
Kontaktperson för denna policy är [ansvarig person]. Fel, dataincidenter eller avvikande AI-resultat rapporterar anställda utan dröjsmål till [rapporteringsväg]. Vi ser över policyn minst en gång per år och vid väsentliga förändringar. Uppdaterad: [datum].
Bilaga 1: Godkända AI-verktyg: Verktyg · Ändamål · Tillåtna uppgifter · Avtal (t.ex. personuppgiftsbiträdesavtal) · Ansvarig
Hur använder ni mallen?
- Kartlägg vilka AI-verktyg som redan används i företaget och för in de godkända i bilaga 1.
- Anpassa avsnitten, särskilt ansvar, rapporteringsväg och godkända uppgifter.
- Stäm av policyn med dataskydd och, om det finns, arbetstagarrepresentationen.
- Informera alla berörda och koppla policyn till en EU AI Act-utbildning så att reglerna också förstås.
Den som ansvarar för policyn i företaget behöver inte vara en särskilt utsedd AI-ansvarig. Mer om detta på sidan AI-ansvarig: krav eller frivilligt?
Vanliga frågor om AI-policyn
Är en AI-policy obligatorisk?
Nej, EU AI Act föreskriver ingen AI-policy. Den är en av flera möjliga åtgärder för att främja AI-kompetensen enligt art. 4 och gör regler om dataskydd och märkning begripliga för alla.
Får jag använda mallen fritt?
Ja. Ni får använda mallen kostnadsfritt och utan registrering, anpassa den och sprida den i ert företag. Den ersätter inte juridisk rådgivning; kontrollera innehållet för ert konkreta användningsfall.
Vem måste godkänna AI-policyn?
Det beror på företaget. Där det finns en arbetstagarrepresentation har den enligt nationell rätt ofta rätt till information eller medbestämmande, eftersom AI-verktyg ofta registrerar uppgifter om beteende eller prestation. Policyn sätts i kraft av ledningen.
Ladda ned mallen (Word) Ladda ned mallen (PDF) Utbilda teamet nu
Obs: denna mall är avsedd för allmän information och utgör inte juridisk rådgivning.