AI-beleid voor bedrijven: gratis sjabloon
Een AI-beleid legt vast welke AI-tools medewerkers waarvoor mogen gebruiken. Het sjabloon hieronder kunt u zonder aanmelding kopiëren of als Word-bestand downloaden.
Hebben bedrijven een AI-beleid nodig?
Voorgeschreven is een AI-beleid niet, maar het helpt bij drie verplichtingen die wel gelden: maatregelen voor AI-geletterdheid volgens art. 4, het bekendmaken van deepfakes en bepaalde AI-teksten volgens art. 50, lid 4, en de gegevensbescherming volgens de AVG zodra persoonsgegevens in AI-tools terechtkomen. Welke maatregelen art. 4 vereist, legt de pagina Art. 4, AI-geletterdheid uit.
Wat hoort in een AI-beleid?
Het sjabloon heeft tien onderdelen en een bijlage met de lijst van toegelaten tools. De tekst is dezelfde als in het Word-bestand:
AI-beleid van [bedrijf]
1. Doel en toepassingsgebied
Dit beleid regelt het gebruik van AI-systemen bij [bedrijf]. Het geldt voor alle medewerkers en voor freelancers en dienstverleners die in onze opdracht AI-systemen gebruiken. Doel is een veilig, rechtmatig en navolgbaar gebruik van AI.
2. Toegelaten AI-tools
Beroepsmatig worden alleen de AI-tools uit bijlage 1 gebruikt. Nieuwe tools vragen medewerkers aan bij [verantwoordelijke persoon]. Privéaccounts voor AI worden niet gebruikt voor werktaken.
3. Verboden gebruik
Niet toegestaan zijn AI-toepassingen die volgens art. 5 EU AI Act verboden zijn, bijvoorbeeld het afleiden van emoties op de werkplek of manipulatieve technieken, evenals elk gebruik dat in strijd is met wetten of dit beleid.
4. Vertrouwelijke gegevens en persoonsgegevens
Persoonsgegevens, bedrijfsgeheimen en vertrouwelijke klantgegevens worden alleen ingevoerd in AI-tools die daarvoor in bijlage 1 zijn vrijgegeven. Voor die tools bestaan de nodige overeenkomsten, zoals een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG. Bij twijfel vragen medewerkers [functionaris voor gegevensbescherming].
5. Auteursrecht en rechten van derden
Resultaten van AI-tools kunnen rechten van derden schenden. Teksten, afbeeldingen en code uit AI-tools worden vóór publicatie of doorgifte daarop gecontroleerd. Inhoud van derden wordt alleen ingevoerd als wij die daarvoor mogen gebruiken.
6. Controle door mensen
AI-resultaten kunnen onjuist, verouderd of vertekend zijn. Wie een AI-resultaat gebruikt, controleert het eerst en blijft verantwoordelijk voor het resultaat. Beslissingen over personen neemt niet uitsluitend een AI-systeem.
7. Markering
Door AI gegenereerde of gemanipuleerde beeld-, audio- en videocontent die lijkt op bestaande personen, plaatsen of gebeurtenissen (deepfakes), maken wij bekend als kunstmatig gegenereerd (art. 50, lid 4 EU AI Act). Dat geldt ook voor door AI gegenereerde teksten die wij publiceren om het publiek te informeren over zaken van openbaar belang, wanneer geen mens ze redactioneel heeft gecontroleerd en de verantwoordelijkheid ervoor draagt. Chatbots die met klanten spreken, geven zich als AI te kennen.
8. Gebruik in domeinen met hoog risico
Vóór het gebruik van AI op gebieden uit bijlage III EU AI Act, zoals personeelsselectie, de beoordeling van de prestaties van medewerkers of de beoordeling van de kredietwaardigheid, wordt [verantwoordelijke persoon] betrokken. Voor dergelijke systemen gelden vanaf 2 december 2027 bijzondere verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken (art. 26 EU AI Act).
9. AI-geletterdheid
Alle personen die in onze opdracht AI-systemen gebruiken, nemen deel aan maatregelen voor AI-geletterdheid voordat zij de tools inzetten, en frissen die op bij nieuwe tools of rollen (art. 4 EU AI Act). [Verantwoordelijke persoon] legt vast wie wanneer aan welke maatregel heeft deelgenomen.
10. Verantwoordelijkheden, meldingen en evaluatie
Aanspreekpunt voor dit beleid is [verantwoordelijke persoon]. Fouten, datalekken of opvallende AI-resultaten melden medewerkers onmiddellijk via [meldkanaal]. Wij evalueren het beleid ten minste eenmaal per jaar en bij wezenlijke wijzigingen. Bijgewerkt op: [datum].
Bijlage 1: Toegelaten AI-tools: Tool · Doel · Toegestane gegevens · Contract (bijv. verwerkersovereenkomst) · Verantwoordelijke
Hoe zet u het sjabloon in?
- Breng in kaart welke AI-tools in het bedrijf al worden gebruikt en vul de toegelaten tools in bij bijlage 1.
- Pas de onderdelen aan, vooral verantwoordelijkheden, meldkanaal en vrijgegeven gegevens.
- Stem het beleid af met gegevensbescherming en, indien aanwezig, de werknemersvertegenwoordiging.
- Informeer alle betrokkenen en combineer het beleid met een EU AI Act-training, zodat de regels ook worden begrepen.
Wie het beleid in het bedrijf beheert, hoeft geen apart aangewezen AI-functionaris te zijn. Meer daarover op de pagina AI-functionaris: verplicht of vrijwillig?
Veelgestelde vragen over het AI-beleid
Is een AI-beleid verplicht?
Nee, de EU AI Act schrijft geen AI-beleid voor. Het is een van meerdere mogelijke maatregelen om de AI-geletterdheid volgens art. 4 te bevorderen en maakt regels over gegevensbescherming en markering voor iedereen begrijpelijk.
Mag ik het sjabloon vrij gebruiken?
Ja. U mag het sjabloon gratis en zonder aanmelding gebruiken, aanpassen en in uw bedrijf verspreiden. Het vervangt geen juridisch advies; controleer de inhoud voor uw concrete gebruik.
Wie moet met het AI-beleid instemmen?
Dat hangt af van het bedrijf. Waar een werknemersvertegenwoordiging bestaat, heeft die volgens het nationale recht vaak informatie- of medezeggenschapsrechten, omdat AI-tools vaak gegevens over gedrag of prestaties vastleggen. In werking stelt het beleid de directie.
Sjabloon downloaden (Word) Sjabloon downloaden (PDF) Team nu trainen
Opmerking: Dit sjabloon dient ter algemene informatie en vervangt geen juridisch advies.