Gebruiksverantwoordelijke volgens de AI-verordening

Wie is gebruiksverantwoordelijke volgens de AI-verordening?

Gebruiksverantwoordelijke is elke natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan die een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt, behalve wanneer het wordt gebruikt in het kader van een persoonlijke niet-beroepsmatige activiteit (art. 3, punt 4). Dat is in de regel het bedrijf, niet de individuele medewerker: wie op instructie van de werkgever met een AI-systeem werkt, wordt daardoor niet zelf gebruiksverantwoordelijke. Typische voorbeelden:

• Een belastingadvieskantoor laat brieven aan cliënten voorformuleren met een AI-tekstassistent.
• Een verkoopteam gebruikt de AI-functies van zijn CRM.
• Een personeelsafdeling selecteert sollicitaties vooraf met AI. Hier gelden vanaf 2 december 2027 bovendien de verplichtingen voor AI met hoog risico voor gebruiksverantwoordelijken (art. 26, bijlage III).

Wie een AI-systeem zelf ontwikkelt of laat ontwikkelen en onder eigen naam in de handel brengt of in gebruik stelt, is daarentegen aanbieder (art. 3, punt 3). Beide rollen kan een bedrijf tegelijk hebben. De rollen in overzicht toont de pagina EU AI Act.

Wie moet worden getraind?

Art. 4 omvat het personeel en andere personen die namens de gebruiksverantwoordelijke met het exploiteren en gebruiken van AI-systemen te maken hebben (art. 4, lid 1). Een training schrijft de wet niet voor, maar zij is wel de eenvoudigste maatregel. Bedoeld zijn allen die de AI-systemen daadwerkelijk gebruiken of beheren:

• Medewerkers in voltijd en deeltijd, flexkrachten, leerlingen en werkstudenten.
• Freelancers en dienstverleners die in uw opdracht met uw AI-systemen werken. De Commissie noemt als voorbeelden voor deze „andere personen” opdrachtnemers, dienstverleners en klanten (vragen en antwoorden over AI-geletterdheid).
• Uitzendkrachten die bij u volgens uw aanwijzingen met uw AI-systemen werken. Uitdrukkelijk geregeld is dat niet; omdat u de systemen en de gebruikscontext kent, zou u als inlener de maatregelen moeten overnemen.
• Leidinggevenden die beslissen over het gebruik van AI.

Voor medewerkers die niet met AI-systemen werken, vereist art. 4 geen maatregelen. De maatregelen richten zich naar kennis, ervaring, opleiding en gebruikscontext van de personen; een bepaald competentieniveau hoeft niemand te waarborgen. Meer daarover op de pagina Art. 4, AI-geletterdheid.

Hoe vaak moet de training worden bijgewerkt?

Een vaste termijn noemt de EU AI Act niet. Zinvol is een opfrissing wanneer er iets wezenlijks verandert:

• Een nieuw AI-systeem of een nieuwe functie wordt ingevoerd.
• Een persoon stapt over naar een rol met ander AI-gebruik.
• De rechtstoestand verandert, zoals op 27 juli 2026 door de herformulering van art. 4 (Digital Omnibus).

Het deelnamecertificaat van de AI-Konform-training is 1 jaar geldig, de vervaldatum staat in het auditrapport. Zo ziet u wanneer een opfrissing aan de orde is.

Hoe tonen wij de maatregelen aan?

Een certificaat vereist de wet niet. De Commissie stelt dat een interne registratie van de trainingen en andere maatregelen volstaat. Leg vast wie wanneer welke maatregel heeft afgerond en voor welk AI-systeem. Bij AI-Konform ontstaat dat vanzelf: een deelnamecertificaat per persoon en een auditrapport voor het bedrijf, als CSV of PDF. Meer daarover op de pagina EU AI Act-training.

Veelgestelde vragen over gebruiksverantwoordelijken

Ben ik aanbieder als ik een eigen chatbot bouw?

Dat hangt af van het individuele geval. Wie een AI-systeem ontwikkelt of laat ontwikkelen en het onder eigen naam in de handel brengt of in gebruik stelt, is aanbieder (art. 3, punt 3), ook bij gebruik in het eigen bedrijf. Wie een kant-en-klare dienst alleen met eigen instructies gebruikt, blijft in de regel gebruiksverantwoordelijke. Beide rollen zijn tegelijk mogelijk.

Geldt de verplichting ook voor flexkrachten en invalkrachten?

Ja, als zij in uw opdracht AI-systemen gebruiken. Art. 4 maakt geen onderscheid naar werktijd of contractvorm, maar naar wie met het exploiteren en gebruiken van de AI-systemen te maken heeft.

Wat geldt bij privégebruik van AI?

Wie AI uitsluitend persoonlijk en niet beroepsmatig gebruikt, is geen gebruiksverantwoordelijke in de zin van de verordening, de verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken gelden dan niet (art. 3, punt 4, art. 2, lid 10). Gebruiken medewerkers privéaccounts voor AI voor werktaken, dan is dat geen puur persoonlijk gebruik meer. Regels daarvoor horen in een AI-beleid.

Uw team nu trainen Hebben wij een AI-functionaris nodig?

Opmerking: Deze bijdrage dient ter algemene informatie en vervangt geen juridisch advies.