Podmiot stosujący w rozporządzeniu o AI

Kto jest podmiotem stosującym wg rozporządzenia o AI?

Podmiotem stosującym jest każda osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub inny podmiot, który wykorzystuje system AI, nad którym sprawuje kontrolę, z wyjątkiem sytuacji, gdy system jest wykorzystywany w ramach osobistej działalności pozazawodowej (art. 3 pkt 4). Zazwyczaj jest to firma, a nie pojedyncza pracownica: kto pracuje z systemem AI na polecenie pracodawcy, sam nie staje się przez to podmiotem stosującym. Typowe przykłady:

• Biuro podatkowe zleca asystentowi tekstowemu AI przygotowanie wstępnych wersji pism do klientów.
• Zespół sprzedaży korzysta z funkcji AI w swoim CRM.
• Dział kadr wstępnie sortuje aplikacje za pomocą AI. Tu od 2 grudnia 2027 r. obowiązują dodatkowo obowiązki podmiotów stosujących dla AI wysokiego ryzyka (art. 26, załącznik III).

Kto sam opracowuje system AI lub zleca jego opracowanie i wprowadza go do obrotu lub oddaje do użytku pod własną nazwą, jest natomiast dostawcą (art. 3 pkt 3). Firma może pełnić obie role jednocześnie. Przegląd ról pokazuje strona EU AI Act.

Kto musi zostać przeszkolony?

Art. 4 obejmuje personel i inne osoby zajmujące się w imieniu podmiotu stosującego działaniem i wykorzystaniem systemów AI (art. 4 ust. 1). Szkolenia ustawa nie nakazuje, jest to jednak najprostszy środek. Chodzi o wszystkich, którzy faktycznie używają systemów AI lub się nimi opiekują:

• Pracownicy na pełnym i niepełnym etacie, osoby zatrudnione na niewielką liczbę godzin, praktykanci i studenci pracujący.
• Freelancerzy i usługodawcy, którzy w Twoim imieniu pracują z Twoimi systemami AI. Komisja wymienia jako przykłady takich „innych osób” wykonawców, usługodawców i klientów (pytania i odpowiedzi dotyczące kompetencji w zakresie AI).
• Pracownicy tymczasowi, którzy u Ciebie, zgodnie z Twoimi poleceniami, pracują z Twoimi systemami AI. Nie jest to wprost uregulowane; ponieważ znasz systemy i kontekst użycia, jako pracodawca użytkownik powinieneś przejąć te środki.
• Kadra kierownicza, która decyduje o stosowaniu AI.

Dla pracowników, którzy nie pracują z systemami AI, art. 4 nie wymaga żadnych środków. Środki dostosowuje się do wiedzy, doświadczenia, wykształcenia i kontekstu zastosowania osób; nikt nie musi gwarantować określonego poziomu kompetencji. Więcej na stronie Obowiązek kompetencji w zakresie AI wg art. 4.

Jak często trzeba odświeżać szkolenie?

EU AI Act nie podaje stałego terminu. Odświeżenie ma sens, gdy zmienia się coś istotnego:

• Wprowadzany jest nowy system AI lub nowa funkcja.
• Osoba przechodzi do roli z innym zastosowaniem AI.
• Zmienia się stan prawny, jak 27 lipca 2026 r. przez nowe brzmienie art. 4 (Digital Omnibus).

Certyfikat uczestnictwa ze szkolenia AI-Konform jest ważny 1 rok, data wygaśnięcia widnieje w raporcie audytu. Dzięki temu widać, kiedy czas na odświeżenie.

Jak udokumentować środki?

Certyfikatu ustawa nie wymaga. Komisja wyjaśnia, że wystarcza wewnętrzny zapis szkoleń i innych środków. Odnotuj, kto kiedy ukończył jaki środek i w odniesieniu do jakiego systemu AI. W AI-Konform powstaje to samo: certyfikat uczestnictwa dla każdej osoby i raport audytu dla firmy, jako CSV lub PDF. Więcej na stronie Szkolenie EU AI Act.

Najczęstsze pytania o podmioty stosujące

Czy jestem dostawcą, jeśli buduję własnego chatbota?

To zależy od konkretnego przypadku. Kto opracowuje system AI lub zleca jego opracowanie i wprowadza go do obrotu lub oddaje do użytku pod własną nazwą, jest dostawcą (art. 3 pkt 3), także przy użyciu we własnej firmie. Kto korzysta z gotowej usługi tylko według własnych instrukcji, pozostaje z reguły podmiotem stosującym. Obie role są możliwe jednocześnie.

Czy obowiązek dotyczy też pracowników dorywczych i zatrudnionych na niewielką liczbę godzin?

Tak, jeśli korzystają z systemów AI w Twoim imieniu. Art. 4 nie rozróżnia według czasu pracy ani rodzaju umowy, lecz według tego, kto zajmuje się działaniem i wykorzystaniem systemów AI.

Co obowiązuje przy prywatnym korzystaniu z AI?

Kto korzysta z AI wyłącznie osobiście, a nie zawodowo, nie jest podmiotem stosującym w rozumieniu rozporządzenia, obowiązki podmiotu stosującego wtedy nie mają zastosowania (art. 3 pkt 4, art. 2 ust. 10). Jeśli pracownicy używają prywatnych kont AI do zadań zawodowych, nie jest to już wyłącznie osobiste korzystanie. Zasady na ten temat należą do polityki AI.

Przeszkol zespół Czy potrzebujemy pełnomocnika ds. AI?

Uwaga: ten artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.